Cho dù Bạn đang điều hành một phòng khám nhỏ hay một doanh nghiệp y tế quy mô lớn, Bạn đều muốn biết có bao nhiêu thời gian để thực hiện các công việc hành chính hàng ngày.
Trên thực tế, một nghiên cứu từ Annals of Family Medicine đã chứng minh rằng các bác sĩ lâm sàng đang dành tới 2,5 giờ cho công việc hành chính và văn thư hơn là chăm sóc bệnh nhân.
Những nguyên nhân này sẽ làm bệnh nhân mất lòng tin vào bác sĩ. Nhiều người đang bỏ lỡ dịch vụ chăm sóc một đối một mà họ từng có trước đây, với phần lớn thủ tục giấy tờ chiếm nhiều thời gian mỗi buổi chăm sóc bệnh nhân.
May mắn thay, với ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe ngày càng hiểu biết hơn về công nghệ, giờ đây đã có những giải pháp số hóa cho những công việc lặp đi lặp lại tẻ nhạt trong cơ sở y tế của Bạn.
Jessica A. Walker, Giám đốc điều hành và Người sáng lập Care Sherpa, cần biết cách tự động hóa các công việc hàng ngày khi điều hành một phòng khám dịch vụ tương tác với bệnh nhân, hỗ trợ các bệnh viện và nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, quản lý khách hàng tiềm năng của họ để chuyển đổi tốt hơn.
Trong bài viết này, chúng ta hãy xem những mẹo hàng đầu về việc tự động hóa các công việc trong phòng khám để phát triển phòng khám của Bạn, để phục vụ bệnh nhân của Bạn ngày càng tốt hơn.
Các công việc Bạn có thể tự động hóa
Tự động hóa các công việc hàng ngày tại văn phòng là một nhu cầu thiết yếu ngày càng tăng trong mọi doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe.
Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên mà còn gặt hái được lòng trung thành và sự hài lòng chung của bệnh nhân.
Các tác vụ tự động không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân và tối ưu hóa năng suất tại nơi làm việc.
Một nghiên cứu từ Archives of Internal Medicine cho thấy việc tăng cường tự động hóa nhiệm vụ cũng dẫn đến giảm chi phí, biến chứng và tử vong ở bệnh nhân.
Để cải thiện dịch vụ và đảm bảo bệnh nhân quay lại lần nữa, Jessica gợi ý rằng các nhà cung cấp nên thuê ngoài và tự động hóa các công việc sau:
1 - Lên lịch trực tiếp cho các cuộc hẹn
Cũng giống như cửa hàng tạp hóa, thực phẩm và các hoạt động hướng đến dịch vụ khác, bệnh nhân muốn lên lịch hẹn với bác sĩ ngay tại thời điểm họ nghĩ đến.
Việc cho phép những bệnh nhân bận rộn có thể đặt lịch khám khi đó là mong muốn của họ để đảm bảo sự tương tác.
Thời gian và công sức liên quan đến việc có người trả lời điện thoại để đặt lịch hẹn rất kém hiệu quả và thường chỉ xảy ra vào các ngày trong tuần, trong giờ hành chính (8-4 giờ tối).
Khi chúng tôi yêu cầu bệnh nhân trước tiên xin phép làm ăn với chúng tôi với một cổng lớn như vậy theo cách của họ (gọi điện thoại, chỉ MF, 8-4 giờ tối, v.v.), không có gì ngạc nhiên khi họ không kịp thời đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của họ.
Sử dụng công cụ lập lịch trực tuyến
Việc phụ thuộc vào các cuộc gọi điện thoại của bệnh nhân để lên lịch hẹn là một điều bất tiện cho cả bệnh nhân và nhân viên của bạn.
Thay vì nghe điện thoại cả ngày, hãy sử dụng một công cụ trực tuyến để lên lịch các cuộc hẹn cho bệnh nhân của bạn.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc về lâu dài.
Khi bạn cung cấp một hệ thống tự động để quản lý lịch trình của mình, mọi người đều thắng.
Nhân viên của bạn sẽ không còn bị gián đoạn bởi những cuộc điện thoại liên tục, và bệnh nhân có thể đặt lịch hẹn sẵn sàng 24/7.
2 - Tiếp nhận bệnh nhân mới
Trải nghiệm bệnh nhân mới của bạn là gì? Nhiều nhóm thực hành yêu cầu bệnh nhân mới của họ gọi điện thoại trước.
7/10 lần khi ai đó gọi đến phòng khám để chuẩn bị cho bệnh nhân mới, họ vào hộp thư thoại và đợi hàng giờ để được gọi lại.
Quá trình này làm trì hoãn việc tiếp nhận bệnh nhân mới, cũng như làm tắt mối quan hệ bằng cách nói “Tôi không có thời gian cho bạn”.
Hãy nghĩ về điều này như thể ai đó đặt tờ 100 đô la xuống quầy để thanh toán cho bạn và câu trả lời của bạn là… Không, tôi chưa sẵn sàng.
Bạn có một lần để tạo ấn tượng tốt ban đầu và truyền sự tin tưởng và tự tin cần thiết để thuyết phục ai đó làm việc với bạn về nhu cầu y tế của họ.
Làm việc với một đối tác tận tâm, tập trung vào việc nắm bắt và quản lý mọi bệnh nhân tiềm năng mới đảm bảo bạn có thể phát triển và đưa mối quan hệ đi đúng hướng.
Sử dụng biểu mẫu Fill-Up
Yêu cầu bệnh nhân của bạn tải xuống, điền vào và gửi biểu mẫu nên đã trở thành quá khứ trong thực tế của bạn.
Thay vào đó, hãy thêm tự động hóa vào quy trình của bạn bằng cách sử dụng các biểu mẫu tuyển sinh kỹ thuật số. Các biểu mẫu này có thể được gửi trước cuộc hẹn đã lên lịch của họ để theo dõi nhanh việc tiếp nhận và tích hợp dữ liệu của họ vào hệ thống của bạn.
Việc số hóa lượng bệnh nhân mới mang lại lợi ích cho cả nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và bệnh nhân. Với mẫu đơn trong tay, các chuyên gia chăm sóc sức khỏe của bạn có thể chuẩn bị trước khi gặp bệnh nhân.
Họ cũng sẽ đánh giá bệnh nhân của bạn tốt hơn và xác nhận bảo hiểm để tránh các vấn đề khi thanh toán.
3 - Đặt lời nhắc cho cuộc hẹn
Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, bệnh nhân vắng mặt đang là một vấn đề ngày càng gia tăng.
Bất cứ khi nào bệnh nhân được hỏi tại sao họ không thể đến cuộc hẹn của mình, nhiều người đổ lỗi cho việc thực hành thường xuyên quên và thông báo kém.
Theo một nghiên cứu của Đại học Wisconsin, những cuộc hẹn vắng mặt gây ra một vấn đề cho cả bệnh nhân và công ty chăm sóc sức khỏe.
Khi bệnh nhân không đến hẹn đúng giờ, họ đang được chăm sóc bệnh nhân kém, điều này cuối cùng có thể ảnh hưởng đến kết quả điều trị và chất lượng cuộc sống của họ.
Để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân của bạn, nhắc nhở cuộc hẹn là cần thiết, mặc dù nó có thể là một nhiệm vụ tẻ nhạt đối với nhân viên y tế của bạn.
Nếu bạn chưa tự động hóa lời nhắc cuộc hẹn của mình, thì đã đến lúc bắt đầu.
Theo Hiệp hội Quản lý Nhóm Y tế (MGMA), gần như tất cả các tổ chức chăm sóc sức khỏe (88%) gửi lời nhắc cuộc hẹn tự động cho bệnh nhân.
Sử dụng phần mềm tự động nhắc cuộc hẹn
Với công nghệ ngày nay, việc luyện tập của bạn không cần phải dựa vào những cách thủ công, chẳng hạn như phiếu viết tay hoặc cuộc gọi điện thoại.
Hiện nay có vô số hệ thống đặt lịch hẹn liên hệ với bệnh nhân của bạn theo nhiều cách khác nhau - tất cả chỉ trong một lần bấm nút!
Xem xét đầu tư vào một phần mềm nhắc nhở cuộc hẹn tự động để loại bỏ nhiệm vụ này.
Khía cạnh này của tự động hóa văn phòng cho phép bạn tập trung vào các hoạt động phản ánh nhiều hơn về chăm sóc bệnh nhân.
Không chỉ năng suất làm việc của bạn sẽ tăng lên mà bệnh nhân của bạn cũng sẽ hài lòng hơn vì nhân viên văn phòng của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhu cầu riêng của họ.
4 - Tự động hóa các cuộc khảo sát sự hài lòng của bệnh nhân
Làm thế nào để bạn cải thiện cách bạn phục vụ bệnh nhân trong công việc kinh doanh y tế của mình?
Cách tốt nhất để làm như vậy là gửi các cuộc khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng của bệnh nhân. Yêu cầu phản hồi thông báo cho bạn về những thiếu sót trong thực hành của bạn và khen ngợi những thực hành tốt.
Các cuộc khảo sát về sự hài lòng của bệnh nhân là rất quan trọng đối với nhiều tổ chức y tế. Trên thực tế, 86% cho rằng đó là điều cần thiết để đo lường hiệu quả của việc luyện tập.
Mặc dù là một công cụ mạnh mẽ, việc phát bản khảo sát sau mỗi lần bệnh nhân đến thăm khám có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
Sử dụng Phần mềm Khảo sát Sự hài lòng của Bệnh nhân và Chatbots
Nếu bạn muốn nhận được nhiều phản hồi mà không làm quá tải nhân viên văn phòng, hãy cân nhắc đầu tư vào một phần mềm tự động hóa các cuộc khảo sát về sự hài lòng của bệnh nhân.
Tùy thuộc vào hệ thống, khảo sát có thể được điền bằng kỹ thuật số sau khi truy cập hoặc gửi qua email.
Phần mềm khảo sát mức độ hài lòng của bệnh nhân đảm bảo gửi một bản khảo sát tuân thủ HIPAA đúng thời gian hoàn hảo mà không tạo gánh nặng cho nhân viên của bạn tại quầy lễ tân.
5 - Xây dựng danh tiếng của Bạn
Một bệnh nhân được chăm sóc tận tình có thể sẽ chia sẻ câu chuyện thành công của họ với những người khác.
Các trang web đánh giá và phương tiện truyền thông xã hội đã trở thành phương tiện tốt nhất để bệnh nhân chia sẻ kinh nghiệm và đưa ra phản hồi về các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe của họ.
Bước đầu tiên để xây dựng danh tiếng trực tuyến là thiết lập hồ sơ công ty của bạn trên các trang web này.
Tuy nhiên, sự việc không dừng lại ở đó. Đó là việc quản lý nhiều kênh có thể tốn rất nhiều công sức cho bất kỳ doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe nào.
Sử dụng công cụ tự động hóa mạng xã hội
Phương tiện truyền thông xã hội và quản lý trang web đánh giá đòi hỏi rất nhiều sự chú ý. Bạn muốn có thể giải quyết mọi nhận xét và vấn đề một cách kịp thời và tôn trọng.
Làm theo cách thủ công có thể là một giải pháp tốt khi bắt đầu, nhưng về lâu dài, bạn sẽ cần thứ gì đó sắp xếp và tổ chức tất cả các kênh này cho bạn.
Nếu bạn muốn chủ động về danh tiếng của mình trên mạng, bạn nên bắt đầu tìm kiếm các công cụ tự động hóa trên mạng xã hội.
Các trang web như Buffer và Hootsuite cho phép nội dung được lên lịch trước, vì vậy nhân viên văn phòng của bạn không phải liên tục dừng việc họ đang làm để tạo bài đăng.
Các chương trình này được thiết kế để tăng năng suất, do đó, nhân viên văn phòng của bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày mà không phải hy sinh chất lượng.
Tự động hóa các công việc văn phòng của Bạn để cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế hàng đầu
Khi chăm sóc sức khỏe trở nên số hóa, tự động hóa là chìa khóa để tối ưu hóa năng suất của nhân viên và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho bệnh nhân.
Tự động hóa các công việc hàng ngày, chẳng hạn như thiết lập cuộc hẹn, tiếp nhận bệnh nhân mới, khảo sát và phản hồi, đã trở nên cần thiết trong mọi môi trường văn phòng chăm sóc sức khỏe.
Thay vì dành hàng giờ cho công việc thường ngày này, bạn có thể nhận được các chương trình tự động hóa để quản lý các quy trình hiệu quả, trơn tru nhằm thu hút và làm hài lòng bệnh nhân mới.
Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện các dịch vụ hỗ trợ bệnh nhân của mình, Care Sherpa có các giải pháp để giúp bệnh nhân tiềm năng dễ dàng kinh doanh với bạn.
Bạn đã sẵn sàng để tự động hóa và làm cho hoạt động kinh doanh chăm sóc sức khỏe của mình hiệu quả hơn và cập nhật?
Hãy chia sẻ suy nghĩ và câu hỏi của bạn trong phần bình luận bên dưới.
Nguồn tham khảo
