Là một chủ doanh nghiệp nhỏ mới, một trong những công cụ đầu tiên bạn sẽ đầu tư vào là một phần mềm kế toán tốt. Gửi hóa đơn chuyên nghiệp, theo dõi chi phí của bạn và xử lý các khoản thanh toán là một trong những nguyên tắc cơ bản cốt lõi của kinh doanh.
Ý tôi là, việc điều hành công việc kinh doanh của chính bạn cũng thú vị như vậy, bạn tham gia công việc này vì tiền, đúng không?
Phần mềm kế toán đã đi một chặng đường dài. Nhiều đến mức nó thậm chí không còn ý nghĩa để gọi nó là phần mềm nữa.
Mọi thứ đều được thực hiện trực tuyến ngay bây giờ. Những ngày trượt đĩa vào ổ CD-ROM và cài đặt phiên bản QuickBooks mới nhất vào ổ cứng của bạn đã qua lâu rồi.
FreshBooks không có gì khác biệt. Nền tảng kế toán của họ được lưu trữ hoàn toàn trực tuyến và có thể truy cập thông qua CLOUD. Không có đĩa CD, không tải xuống, không có những phiên bản cập nhật. Chỉ cần đăng nhập đơn giản và sử dụng.
Đó là nền tảng lập hóa đơn mà tôi đã sử dụng từ khi bắt đầu kinh doanh thiết kế web của mình. Cho phép tôi cho bạn biết lý do tại sao.
* LƯU Ý: Tất cả các screencaps của FreshBooks đang hoạt động đều thuộc tài khoản demo mà tôi đã tạo. Bạn không thực sự nghĩ rằng tôi sẽ đổ tiền của mình cho tất cả các bạn xem, phải không? *
Các tính năng của FreshBooks
Bảng điều khiển
Không ai muốn dành cả ngày để tạo hóa đơn và bấm số. Bảng điều khiển FreshBooks đảm bảo bạn không bao giờ phải làm điều đó.
Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng (và đẹp mắt) về tình hình tài chính của doanh nghiệp của bạn ngay khi bạn đăng nhập. Tất cả trên một trang, bạn có thể tìm hiểu:
- Bạn đang nợ bao nhiêu tiền
- Hóa đơn nào đang tồn đọng và quá hạn
- Bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền (hoặc bị mất) trong vài tuần, vài tháng và thậm chí cả năm qua
- Nơi doanh nghiệp của bạn chi tiêu phần lớn tiền
- Quyền truy cập vào các báo cáo tự động, mạnh mẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết sâu sắc hơn nữa (sẽ tìm hiểu thêm về điều đó sau)
Một lần nữa, tất cả điều này được thực hiện trên một trang. Thật dễ dàng để điều hướng và bạn sẽ thường thấy rằng bạn không bao giờ cần phải truy cập vào một trang khác để lấy thông tin bạn đang tìm kiếm.
Lập hóa đơn
Một nền tảng kế toán tốt chỉ tốt như khả năng lập hóa đơn của nó. Lập hóa đơn là nơi FreshBooks bắt đầu và là điều đã thu hút gần 10 triệu khách hàng mà họ tự hào.
FreshBooks đã thay đổi trò chơi lập hóa đơn. Trong thời điểm mà hầu hết mọi người vẫn đang tìm cách sử dụng đĩa CD QuickBooks đắt đỏ, FreshBooks đã giới thiệu một nền tảng lập hóa đơn dựa trên đám mây mang tính đột phá. Tất cả với giá cả phải chăng.
Với FreshBooks mới được thiết kế lại, họ nói rõ rằng họ không có kế hoạch làm chậm bất cứ lúc nào. Trên thực tế, FreshBooks thậm chí có thể đã quản lý để làm cho việc lập hóa đơn trở nên thú vị .
Dưới đây là tất cả các tính năng bạn có thể mong đợi nhận được từ nền tảng lập hóa đơn của FreshBooks:
- Tùy chỉnh đầy đủ các hóa đơn của bạn
- Được thanh toán bằng tiền gửi
- Được thanh toán bằng thẻ tín dụng
- Tùy chỉnh ngày đến hạn
- Tạo chiết khấu nhanh chóng
- Tạo và gửi ước tính cho khách hàng tiềm năng
- Xử lý thanh toán trực tuyến
- Tính phí thanh toán chậm
- Tạo hóa đơn định kỳ và được thanh toán tự động
- Nhiều loại tiền bằng nhiều ngôn ngữ
- Cổng thông tin khách hàng nhãn trắng
- Gửi lời nhắc thanh toán trễ cho khách hàng của bạn
- Tính thuế bán hàng
- Cung cấp tín dụng khách hàng
- Theo dõi thanh toán ngoại tuyến
- Gửi email hoặc thư ốc
- Thông tư thuế tự động
- Xem trước hóa đơn
- Biết khi nào khách hàng của bạn đã xem hóa đơn
- Tự động hóa hoàn toàn việc lập hóa đơn (cực kỳ hữu ích cho các sản phẩm dựa trên đăng ký)
Các tính năng yêu thích của tôi là những tính năng cho phép tôi tự động hóa công việc kinh doanh của mình. Tôi có thể tự động gửi hóa đơn, tính phí vào thẻ tín dụng của khách hàng và gửi biên lai cho họ.
Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn có các sản phẩm dựa trên đăng ký, như tôi làm.
Xử lý thanh toán
Khi nói đến việc nhận thanh toán từ khách hàng, FreshBooks có một số tùy chọn. Bạn có thể ghi lại các khoản thanh toán vào hóa đơn bằng các phương pháp truyền thống như:
- Đánh dấu
- chuyển khoản ngân hàng
- Tiền mặt
- Ghi nợ
Nhưng ngày nay, mọi doanh nghiệp đều muốn nhận thanh toán qua thẻ tín dụng. Nếu bạn đang bán sản phẩm trực tuyến, nó hoàn toàn cần thiết.
Thanh toán FreshBooks
FreshBooks mới hiện bao gồm bộ xử lý thanh toán thẻ tín dụng tích hợp của riêng nó. FreshBooks tích hợp với WePay để xử lý các giao dịch. Các khoản phí mà họ tính cạnh tranh với tiêu chuẩn ngành: 2,9% + 0,30 đô la cho mỗi giao dịch đối với Visa và MasterCard và 3,5% + 0,30 đô la cho American Express.
Bạn được thanh toán bằng cách gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của mình trong vòng 2-5 ngày làm việc .
Stripe (mã vạch)
Tùy chọn khác của bạn là mã vạch. Stripe là một trong những bộ xử lý thanh toán phổ biến nhất trên thế giới và là bộ xử lý tôi đã sử dụng kể từ khi bắt đầu kinh doanh. Tôi không thể giới thiệu nó đủ.
Các khoản phí mà họ tính cũng giống như Thanh toán Freshbooks. (Freshbooks Payments đến sau Stripe, vì vậy đương nhiên họ không muốn tính thêm phí)
Stripe cũng thanh toán cho bạn thông qua tiền gửi trực tiếp trong vòng 2-5 ngày làm việc.
Thanh toán Freshbooks vs Stripe (sức mạnh của tự động hóa)
Nhưng Stripe làm tốt hơn công việc quản lý đăng ký của khách hàng và tự động tính phí vào thẻ tín dụng của họ mỗi tháng. Theo những gì tôi hiểu, FreshBooks Payments không cho phép bạn tự nhập thẻ tín dụng và thông tin thanh toán của khách hàng theo cách thủ công. Khách hàng của bạn phải tự làm điều đó thông qua cổng thông tin trực tuyến của họ.
Cá nhân tôi, tôi thích được kiểm soát. Stripe FTW.
Không thanh toán qua PayPal?
Đây là một sự giám sát lớn đối với FreshBooks.
FreshBooks mới đã loại bỏ tùy chọn nhận thanh toán của khách hàng qua PayPal, điều mà tôi không ấn tượng. Mặc dù tôi không phải là một fan hâm mộ của PayPal, nhưng nó vẫn là một trong những bộ xử lý thanh toán trực tuyến phổ biến nhất trên thế giới.
Rõ ràng, FreshBooks muốn nhiều người sử dụng bộ xử lý thanh toán của riêng họ, nhưng loại bỏ các tùy chọn cho khách hàng của bạn không phải là cách để làm điều đó.
Tôi hy vọng họ nhận ra lỗi của mình và tích hợp PayPal trở lại trong tương lai.
Trong thời gian chờ đợi, bạn vẫn có thể chấp nhận thanh toán trực tiếp qua PayPal, sau đó ghi lại thủ công thanh toán trong FreshBooks. Nó không sexy, nhưng nó hoạt động.
Theo dõi chi phí
Bạn phải tiêu tiền để kiếm tiền. FreshBooks giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí kinh doanh của mình bằng cách tự động nhập các giao dịch mua từ tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn.
Chỉ cần kết nối tài khoản tài chính của bạn với FreshBooks và xem điều kỳ diệu xảy ra.
FreshBooks cho biết họ hỗ trợ các tài khoản từ hơn 14.000 tổ chức tài chính, vì vậy rất có khả năng tài khoản của bạn được đưa vào.
Cá nhân tôi sử dụng
tài khoản chequing từ Tangerine (sử dụng
Orange Key 40928439S1 của tôi để nhận
$ 50 khi bạn đăng ký!) Và
thẻ tín dụng Rewards từ Rogers. (không có phí giao dịch nước ngoài làm cho nó không có trí tuệ đối với một khách du lịch như tôi).
Mẹo chuyên nghiệp : Nếu bạn chưa có, hãy mở tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng để chỉ được sử dụng cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn gộp chi phí kinh doanh với chi phí cá nhân của mình trên cùng một tài khoản, FreshBooks sẽ không thể phân biệt được sự khác biệt và sẽ nhập mọi thứ. Tin tôi đi, có các tài khoản riêng biệt sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đến mùa thuế.
Quản lý dự án
Tôi có xu hướng làm việc một mình, chỉ thỉnh thoảng thuê các nhà thầu. Nhưng nếu bạn có một nhóm để tiếp tục quản lý và cộng tác, các tính năng quản lý dự án của FreshBooks có thể phù hợp với bạn.
Nó cho phép bạn:
- Cộng tác với khách hàng, nhà thầu và nhân viên
- Chia sẻ hình ảnh và tệp
- Đặt ngày đến hạn của dự án
- Trò chuyện với các thành viên trong nhóm
- Lưu giữ tất cả thông tin khách hàng ở một nơi (tệp, tài liệu, tác phẩm nghệ thuật, tài chính, mọi thứ…)
Tất cả điều này đã được bao gồm trong đăng ký của bạn. Không có chi phí bổ sung. Có lẽ bạn có thể tiết kiệm cho mình 10 đô la / tháng bạn chi tiêu với Dropbox và chuyển sang FreshBooks…
Theo dõi thời gian
Cùng với quản lý dự án, FreshBooks giúp bạn quản lý thời gian của mình (và nhóm của bạn).
Tùy thuộc vào dòng công việc của bạn, bạn có thể thanh toán cho khách hàng của mình theo giờ. Do đó, khách hàng của bạn sẽ muốn có một tài khoản chi tiết về chính xác cách bạn đang sử dụng thời gian của mình. Rốt cuộc thì thời gian = tiền bạc.
Có gì trong công cụ quản lý thời gian của FreshBooks?
- Hẹn giờ
- Bảng chấm công của đội
- Xóa bảng phân tích của mỗi ngày
- Theo dõi khách hàng và dự án
- Thanh toán tự động cho giờ theo dõi cho mỗi dự án
- Quản lý dự án
- Theo dõi thời gian chưa lập hóa đơn
Theo dõi tất cả thời gian của bạn trong FreshBooks, sau đó chuyển đổi thời gian đó thành hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản. Hoặc bạn có thể đơn giản sử dụng nó làm công cụ theo dõi năng suất cá nhân của mình.
Báo cáo kế toán và thuế
Đây là một trong những tính năng yêu thích của tôi trên FreshBooks. Với một vài cú nhấp chuột, FreshBooks sẽ tạo ra các báo cáo mạnh mẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết sâu sắc về doanh nghiệp của mình.
Đây chỉ là một mẫu của các loại báo cáo bạn nhận được:
- Lãi và lỗ bằng:
- Tóm tắt thuế bán hàng
- Tài khoản cũ
- Chi tiết hóa đơn cho bất kỳ và tất cả các hóa đơn từng có
- Báo cáo chi phí của:
- Loại
- Người bán
- Khách hàng
- Tác giả (người mua nội dung)
- Chi tiết mục nhập thời gian bằng:
- Nhiều loại hơn bạn có thể đếm
Dữ liệu của bạn là một mỏ vàng. Điều quan trọng hơn bao giờ hết là coi nó như vàng và đi đào nó. FreshBooks là công cụ sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.
Ứng dụng và tích hợp
Thế giới hiện đại của chúng ta đang chìm trong các ứng dụng. Những ứng dụng tốt nhất là những ứng dụng được xây dựng để giao tiếp và cộng tác với những người khác. Rất may, FreshBooks biết điều này và đã xây dựng nền tảng của họ để chơi tốt với những người khác.
Từ Gmail và Shopify, đến Zapier và Capsule, FreshBooks tích hợp với hàng chục nền tảng khác. CRM, người quản lý năng suất, nền tảng thương mại điện tử, bạn đặt tên cho nó.
Ứng dụng di động
Cùng với sự ra mắt của FreshBooks hoàn toàn mới, cũng là lúc phát hành một ứng dụng di động hoàn toàn mới.
Ứng dụng dành cho thiết bị di động đã được cải thiện rất nhiều. Gần như mọi thứ bạn có thể làm trên phiên bản dành cho máy tính để bàn cũng có thể được thực hiện trong ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tạo và gửi hóa đơn, ghi lại các khoản thanh toán, theo dõi và nhập chi phí, quản lý các dự án và theo dõi thời gian của bạn.
Từ những gì tôi có thể nói, thứ duy nhất bạn không thể sử dụng là tính năng Báo cáo. Xem xét mức độ bạn thực sự cần để tạo báo cáo khi đang di chuyển, đây không phải là một trở ngại lớn.
Ứng dụng này có sẵn cho cả iOS và Android. Chưa có từ nào trên phiên bản Windows nhưng thành thật mà nói, ai quan tâm?
Giá sử dụng phần mềm
Freshbooks từng có phiên bản miễn phí chỉ cho phép bạn lập hóa đơn cho khoảng 5 khách hàng, nhưng họ dường như đã loại bỏ nó với sự ra mắt của FreshBooks mới. Giờ đây, họ cung cấp bản dùng thử miễn phí đầy đủ 30 ngày của phiên bản Plus.
Thành thật mà nói, tôi chưa bao giờ sử dụng phiên bản miễn phí. Tôi đi thẳng đến mô hình trả tiền. Nó cũng có giá trị nó.
FreshBooks có ba gói định giá để bạn lựa chọn. Sự khác biệt trong các kế hoạch chỉ đơn giản là do bạn có bao nhiêu khách hàng:
- FreshBooks Lite: $ 15 / tháng ( Hóa đơn cho tối đa 5 khách hàng)
- FreshBooks Plus: $ 25 / tháng ( Hóa đơn cho tối đa 50 khách hàng)
- FreshBooks Premium: $ 50 / tháng ( Hóa đơn lên đến 500 khách hàng)
Mức giá này ngang bằng với phần còn lại của ngành. Đối thủ cạnh tranh lớn nhất của họ, QuickBooks, tính phí 27 đô la / tháng cho gói “Plus” của họ. Cá nhân tôi nghĩ đó là một sản phẩm kém chất lượng.
Hỗ trợ
Đôi khi bạn sẽ gặp khó khăn. Và khi bạn làm vậy, bạn sẽ muốn được giúp đỡ. Nhanh.
Ngày nay, hầu hết các công ty có nhiều giải pháp chia thành hai loại:
- Tự tìm giải pháp (thông qua Câu hỏi thường gặp, Cơ sở kiến thức và Hướng dẫn)
- Liên lạc (qua điện thoại, email, văn bản và trò chuyện)
FreshBooks có các tùy chọn từ cả hai danh mục.
Tự tìm giải pháp
Hầu hết các câu hỏi của bạn có thể được trả lời thông qua một tìm kiếm đơn giản trong cơ sở dữ liệu Câu hỏi thường gặp của FreshBooks. Thật dễ dàng để điều hướng và tính năng tìm kiếm rất kỹ lưỡng.
Liên lạc
Một cái gì đó mà tất cả chúng ta dường như đã làm tốt hơn rất nhiều trước khi chúng ta có tất cả những… công cụ giao tiếp này.
Nếu bạn dường như không thể nhận được bất kỳ câu trả lời nào từ phần tự trợ giúp, bạn có thể liên hệ với FreshBooks qua điện thoại hoặc email.
Và FreshBooks đưa ra một số tuyên bố khá táo bạo liên quan đến hỗ trợ điện thoại của họ. Họ nói rằng họ sẽ luôn trả lời điện thoại trong vòng 4 lần đổ chuông.
Trong trường hợp bạn đang tự hỏi, vâng, tôi đã thử nó.
Họ đã trả lời trong 5 lần đổ chuông.
Theo như tôi biết, tôi sẽ nhận được 5 lần đổ chuông từ bất kỳ công ty nào vào bất kỳ ngày nào. Tôi thực sự không thể nghĩ về một công ty khác có thể trả lời hỗ trợ nhanh chóng như vậy.
Lời kết
Tôi đã sử dụng FreshBooks kể từ khi bắt đầu kinh doanh. Mặc dù tôi chưa sử dụng nhiều nền tảng lập hóa đơn khác, (tôi đã sử dụng QuickBooks, không thích nó), tôi cũng không cảm thấy cần thiết. FreshBooks đáp ứng nhu cầu của tôi và sau đó là một số người khác.
Việc loại bỏ PayPal làm tùy chọn thanh toán cho khách hàng của bạn là một bước lùi khá khó chịu, nhưng hầu như không phải là một công cụ phá vỡ thỏa thuận.
Nếu bạn đang cần một nền tảng kế toán và lập hóa đơn mới cho doanh nghiệp của mình, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử Freshbooks.
Nguồn tham khảo
