Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, Bạn có rất nhiều thứ: trả lương, bảo đảm cho nhà cung cấp, thuê nhân viên mới, thúc đẩy hoạt động kinh doanh mới và nhiều hơn thế nữa. Và vì Bạn đảm nhận nhiều trách nhiệm, nên thật khó để sắp xếp tốt mọi thứ. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là Bạn phải có một kế hoạch để giữ cho Bạn và nhóm của Bạn đi đúng hướng.
Các chiến lược tổ chức cho công ty của Bạn
Để có tổ chức, Bạn cần phải thiết lập quy trình quản lý cho công ty của Bạn. Điều này bao gồm các chiến lược tổ chức như xác định công ty của Bạn là ai và lựa chọn phương pháp quản lý của Bạn.
Bằng cách thực hiện các bước này, mọi người trong công ty của Bạn hiểu họ làm việc cho ai, tại sao họ làm những gì họ làm và hướng công ty đang phát triển. Bằng cách tạo ra một kế hoạch và tầm nhìn, mọi người đều ở trên cùng một hướng và luôn có tổ chức trong từng vai trò công việc.
1 - Xác định văn hóa công ty của Bạn
Bước đầu tiên để tổ chức một doanh nghiệp là xác định văn hóa công ty của Bạn. Bạn muốn nhân viên của mình biết công ty của Bạn coi trọng phản hồi và các đường dây liên lạc cởi mở. Bằng cách đó, mọi thành viên trong nhóm sẽ có mặt trên tàu và điều đó sẽ dẫn đến việc ít nhân viên vô tổ chức hơn. Và những nhân viên này có thể sẽ vẫn là những thành viên có giá trị trong nhóm thay vì bỏ việc để tìm công việc mới.
Thêm vào đó, cấu trúc này sẽ cho phép nhân viên đề xuất những ý tưởng mới và muốn thực hiện các dự án mới. Và trong một doanh nghiệp nhỏ, mỗi bàn tay phụ giúp đưa Bạn đến mục tiêu của mình.
2 - Tạo cơ cấu tổ chức của Bạn
Tiếp theo, hãy xem các phòng ban khác nhau của Bạn và cách chúng được cấu trúc. Mọi nhân viên có biết phải đến gặp ai để làm những gì họ cần không? Bạn sẽ vẫn có tổ chức nếu Bạn mở rộng quy mô nhanh chóng? Nếu không, có thể là một ý kiến hay khi phát triển một chiến lược tổ chức lại công ty. Điều này liên quan đến việc xem xét các mục tiêu của Bạn, những vấn đề Bạn đang gặp phải và nói chuyện với các thành viên trong nhóm của Bạn về những cải tiến có thể được thực hiện.
Sau đó, tạo một cơ cấu tổ chức để mọi nhân viên đạt được thành công. Một số ví dụ về cấu trúc nhóm bao gồm cơ học và hữu cơ. Cơ học là một cách tiếp cận truyền thống hơn từ trên xuống, trong đó hữu cơ là một cấu trúc báo cáo phẳng hơn. Chọn cấu trúc phù hợp nhất với mục tiêu công ty của bạn và một cấu trúc giúp nhân viên của Bạn có trách nhiệm.
3 - Tổ chức nhân viên và điều phối hoạt động của họ
Một khi tất cả mọi người đều hiểu cấu trúc công ty, đã đến lúc đảm bảo rằng mọi người đều biết những nhiệm vụ nào cần tập trung và thời điểm hoàn thành những nhiệm vụ này. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, Bạn muốn tập trung vào các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp và giao việc vận hành hàng ngày cho nhóm của Bạn.
Tuy nhiên, Bạn cần đảm bảo rằng mọi người đều rõ những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành và trong khung thời gian nào. Làm việc với từng bộ phận để xác định mục tiêu của họ và đảm bảo rằng những trưởng nhóm này nhắc lại cho các thành viên trong nhóm của họ cách những mục tiêu này sẽ được đáp ứng với các hoạt động hàng ngày.
Cách tổ chức doanh nghiệp bằng phần mềm
Sau khi có kế hoạch kinh doanh cho tổ chức của mình, Bạn sẽ muốn kết hợp một số phần mềm và ứng dụng khác để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Mặc dù Bạn có thể có ngân sách hạn chế, nhưng có một số lựa chọn hiệu quả về chi phí rất lý tưởng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.
Phần mềm quản lý dự án
Thiết lập một hệ thống để tổ chức các nhiệm vụ tại nơi làm việc là một việc, nhưng Bạn thực sự cần phải tiến thêm một bước nữa và sử dụng một chương trình phần mềm quản lý dự án như Hubstaff Tasks. Chương trình này cho phép bạn dễ dàng thiết lập các quy trình làm việc tùy chỉnh để Bạn có thể chuyển các công việc về phía trước chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Ngoài ra, Bạn có thể nhìn thấy trực quan tất cả các nhiệm vụ trước mắt của nhóm và mục tiêu tổng thể là gì. Để tổ chức hơn nữa và để duy trì giao tiếp liên tục, nhân viên có thể thêm nhận xét, câu hỏi và chia sẻ tất cả các cập nhật trong chương trình.
Phần mềm quản lý quy trình làm việc
Quản lý quy trình làm việc là rất quan trọng để tổ chức hiệu quả các nhiệm vụ tại nơi làm việc. Nó liên quan đến việc tạo và tối ưu hóa các con đường mà các dự án đi từ đầu đến cuối. Điều này bao gồm việc tìm ra cách lý tưởng để đạt được các mục tiêu cuối cùng, loại bỏ các nhiệm vụ thừa và xác định các nút thắt cổ chai.
Vì đây là một quá trình phức tạp và bạn có thời gian hạn chế, hãy xem xét một phần mềm quản lý quy trình làm việc như Monday.com. Công ty này có thể tự động hóa và tùy chỉnh hệ thống quản lý quy trình làm việc của Bạn để hợp lý hóa quy trình cho Bạn.
Phần mềm lập lịch
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp với nhân viên theo ca hoặc theo giờ, bạn cần tạo một lịch trình. Nếu không, bạn sẽ gặp các vấn đề về lịch trình mà cuối cùng dẫn đến vô tổ chức.
Điều phối các hoạt động của nhân viên của Bạn với phần mềm lập lịch trình như Debuty. Nó sẽ cho phép Bạn tự động hóa các quy trình của mình và giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý quý giá. Ngoài ra, nếu Bạn đặt lịch cho nhân viên trong một chương trình phần mềm, Bạn có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi vào phút cuối và theo dõi quá trình của Bạn đang làm việc ngoài giờ như thế nào.
Hệ thống hồ sơ điện tử
Cách tốt nhất để nộp tài liệu là gì? Hệ thống hồ sơ điện tử sẽ cung cấp cho Bạn khả năng tổ chức tức thì và khả năng tìm thấy mọi thứ bạn cần chỉ bằng một lần bấm nút thay vì tìm kiếm trong một tủ hồ sơ đã lỗi thời.
Cân nhắc sử dụng phần mềm như eFileCabinet. Một số tính năng chính như dán nhãn tệp, khả năng sắp xếp biên nhận điện tử và các mẫu hệ thống hồ sơ văn phòng sẽ tổ chức doanh nghiệp của Bạn nhanh chóng.
Phần mềm quản lý lực lượng lao động
Nếu bạn không quen thuộc với quản lý lực lượng lao động (WFM), thì đó là một tập hợp các quy trình mà một công ty sử dụng để tối ưu hóa năng suất của nhân viên. Nó có thể cung cấp cho Bạn cái nhìn sâu sắc về số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành một công việc và cũng theo dõi hiệu suất hàng ngày của nhân viên.
Hãy nghĩ đến việc sử dụng phần mềm như nền tảng Wo rkday để đo lường việc quản lý lực lượng lao động một cách hợp lý. Nó hoàn toàn có thể tùy chỉnh và hoạt động tốt trên thiết bị di động nếu Bạn đang di chuyển hàng ngày.
Tổ chức doanh nghiệp của Bạn để thành công
Bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động tốt hơn với ít sự quản lý hơn từ Bạn. Cách tốt nhất để biến điều đó thành hiện thực là sử dụng các chiến lược tổ chức và các chương trình phần mềm quan trọng. Bằng cách sử dụng các công cụ để luôn có tổ chức trong công việc, nó sẽ đơn giản hóa các quy trình của Bạn và dẫn đến ít lỗi của con người hơn.
Hơn hết, điều này sẽ cho Bạn thời gian để tập trung vào các mục tiêu kinh doanh cần thiết để thúc đẩy công ty của Bạn thành công lớn hơn nữa.
Nguồn tham khảo
