Nhiều phòng khám có thể tăng gấp đôi tăng trưởng bệnh nhân mới của họ mà không tăng ngân sách tiếp thị nha khoa. Họ có thể phát triển nhanh hơn nhiều mà không cần quảng cáo hay PR nhiều hơn. Và họ có thể làm như vậy khá dễ dàng. Trong thực tế, mỗi ngày làm việc nha sĩ trải qua những gì có lẽ là cơ hội tăng trưởng hiệu quả nhất về chi phí của họ.
Bài viết này giải thích cách phòng khám nha khoa của Bạn có thể tăng đáng kể doanh thu bằng cách chú ý nhiều hơn đến hiệu suất của nhân viên văn phòng của Bạn.
Bạn có theo dõi các số liệu hiệu suất đúng?
Bạn có thể tự tin nói rằng có bao nhiêu cuộc gọi điện thoại mà phòng khám của Bạn nhận được mỗi tuần từ các bệnh nhân mới tiềm năng không? Hoặc bao nhiêu phần trăm người gọi nhân viên văn phòng của Bạn thuyết phục đến trong một cuộc hẹn đầu tiên?
Theo kinh nghiệm của chúng tôi tại Patient Prism, hầu hết các chủ sở hữu và quản lý phòng khám nha khoa không biết các số liệu quan trọng này.
Các con số rất quan trọng vì chúng cho Bạn biết hiệu quả đầu tư tiếp thị của Bạn như thế nào.
Chúng quan trọng hơn nhiều số liệu tiếp thị thường được sử dụng khác bởi vì chúng cho Bạn biết bao nhiêu khoản đầu tư tiếp thị của Bạn thực sự tạo ra doanh thu.
Có bao nhiêu bệnh nhân mới đặt lịch hẹn tại phòng khám nha khoa của Bạn
Giả sử văn phòng của Bạn nhận được trung bình 120 cuộc gọi bệnh nhân mới mỗi tháng. Từ những cuộc gọi đó, họ đặt 30 cuộc hẹn mới. Đó là tỷ lệ chuyển đổi 25%.
Có tỷ lệ chuyển đổi 25% cho thấy nhân viên văn phòng của Bạn đang làm một công việc khá tốt?
Nếu Bạn hài lòng với 30 bệnh nhân mới mỗi tháng, Bạn có thể không quan tâm.
Nhưng tỷ lệ chuyển đổi 25% để lại nhiều cơ hội cho nhóm của Bạn cải thiện.
Nhìn vào nó theo cách này: phòng khám của Bạn thu thập không có doanh thu cho 75% những người gọi. Điều đó có nghĩa là rất nhiều tiền tiếp thị đang đi xuống.
Hầu hết các phòng khám không theo dõi số lượng cuộc gọi bệnh nhân mới mà họ nhận được. Thậm chí ít hơn xem tỷ lệ chuyển đổi văn phòng của họ.
Nếu phòng khám của Bạn không theo dõi những con số này, Bạn có khả năng phát hiện ra một cơ hội lớn khi Bạn bắt đầu làm như vậy.
Tỷ lệ chuyển đổi có thực tế hay không?
Một nhân viên văn phòng được huấn luyện, đào tạo và khen thưởng đúng cách có thể đạt được tỷ lệ chuyển đổi cao tới 75% hoặc thậm chí 80%.
Chúng ta hãy rõ ràng. Không có thực hành sẽ bao giờ đạt được tỷ lệ chuyển đổi 100%.
Chuyển đổi từ 80% trở lên có lẽ là không mong muốn. Đó là bởi vì khoảng 20% những người gọi đến văn phòng của Bạn dường như không phù hợp với các dịch vụ Bạn cung cấp. Nhân viên văn phòng của Bạn không nên cố gắng thiết lập cuộc hẹn.
Sau khi làm việc với Patient Prism, phòng khám nha khoa thường tăng tỷ lệ chuyển đổi của họ lên 75%.
Tại sao lại chi trả cho việc đo lường hiệu quả marketing của Bạn
Bất kỳ khoản đầu tư tiếp thị nào không tạo ra doanh thu đều bị lãng phí tiền bạc. Vì vậy, nếu văn phòng chính của Bạn hoạt động với tỷ lệ chuyển đổi 25%, thực tế của Bạn sẽ lãng phí gần 75% khoản đầu tư tiếp thị của mình.
Năng suất (hoặc hiệu quả) là nghịch đảo của sự lãng phí. Khi Bạn giảm lãng phí, Bạn đạt được năng suất và hiệu quả tiếp thị cao hơn. Cùng một mức đầu tư tiếp thị tạo ra nhiều doanh thu.
Bằng cách cải thiện hiệu quả tiếp thị và tạo thêm doanh thu cho bệnh nhân mới, Bạn có thể chuyển đổi phòng khám của mình.
Hiệu quả tiếp thị cao hơn có ý nghĩa gì với phòng khám của Bạn
Bạn có thể làm gì trong thực tế nếu Bạn có thể tăng năng suất tiếp thị lên 30%?
Bạn có thể cắt giảm ngân sách tiếp thị của mình bằng cùng một số tiền mà không làm giảm doanh thu.
Hoặc Bạn có thể phát triển nhanh hơn nhiều mà không cần tăng ngân sách tiếp thị.
Nếu phòng khám của Bạn là trong một khu vực cạnh tranh mạnh mẽ, Bạn không thể đủ khả năng để hoạt động với sự lãng phí tiếp thị cao. Bất kỳ phương pháp nào đạt được hiệu quả tiếp thị tốt hơn có thể áp dụng cho phòng khám của Bạn.
Nếu Bạn lo ngại về sự cạnh tranh từ các Tổ chức Dịch vụ Nha khoa (DSO), giảm thiểu chất thải là một cách tốt để tăng cường phòng thủ của Bạn. Có lẽ Bạn thậm chí có thể tấn công, như Bạn sẽ thấy trong giây lát.
Hãy xem một vài con số
Một phòng khám độc lập tạo ra 1,5 triệu đô la doanh thu hàng năm. Nó chi 60.000 đô la một năm (hoặc 5.000 đô la một tháng) cho tiếp thị. Đó là 4% sản lượng hàng năm.
Bốn phần trăm doanh thu nằm ở mức rất thấp trong phạm vi được đề xuất cho đầu tư tiếp thị. Hầu hết các chuyên gia tư vấn nha khoa am hiểu cho rằng các nha sĩ dành 7% đến 9% doanh thu cho tiếp thị. Tỷ lệ phần trăm được đề xuất nên thay đổi theo giai đoạn vòng đời của thực tiễn và nguyện vọng tăng trưởng của chủ sở hữu.
Hình 1 cho thấy một phễu chuyển đổi trên mạng cho quy trình thu nhận bệnh nhân mới trong ví dụ thực tế của chúng tôi.
Hình 01 - Kênh chuyển đổi cho bệnh nhân nha khoa mới
Phòng khám nha khoa chuyển đổi 120 người gọi thành 30 cuộc hẹn với bệnh nhân mới mỗi tháng. Đó là tỷ lệ chuyển đổi 25%.
Lưu ý rằng thực tiễn lãng phí 75% khoản đầu tư tiếp thị của mình vào điểm chuyển đổi giữa các yêu cầu gửi đến và các cuộc hẹn đã đặt.
Sự lãng phí xảy ra tại văn phòng, không phải trong sự lựa chọn của các chiến thuật hoặc kênh tiếp thị.
Cũng lưu ý rằng các điểm chuyển đổi tiếp theo rất quan trọng cho tăng trưởng doanh thu: Bệnh nhân mới có quay lại để lấy thêm các cuộc hẹn không? Và cô ấy ở lại với phòng khám trong nhiều năm?
Điều gì xảy ra nếu phòng khám này có thể cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của nó lên 50%? Đó sẽ là một cải tiến 100% so với tỷ lệ chuyển đổi hiện tại là 25%.
Cần những gì để cải thiện chuyển đổi từ 50% trở lên
Để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của Bạn, trước tiên Bạn phải tập trung chú ý vào hiệu suất của nhóm của Bạn.
Văn phòng của Bạn phải cam kết trả lời nhiều cuộc gọi điện thoại hơn trước khi họ chuyển sang hộp thư thoại trong giờ làm việc. Với đào tạo và huấn luyện thích hợp, nhân viên của Bạn có thể trở nên thuyết phục hơn rất nhiều trong việc giải quyết các yêu cầu của bệnh nhân mới.
Với sự giúp đỡ từ phần mềm phù hợp và quy trình kinh doanh tốt hơn, tỷ lệ chuyển đổi 65% và 75% là trong tầm tay. Một cách để tăng tỷ lệ chuyển đổi là thuê và giữ những nhân viên tiếp tân tốt nhất:
Xem những gì Fred Jidel nói về chủ đề chính đó:
Tỷ lệ chuyển đổi cao hơn có thể mang lại lợi ích như thế nào
Ngay cả với sự cải thiện 50% đến 75% trong chuyển đổi, hầu hết các phòng khám nha khoa có thể đạt được điều kỳ diệu.
Họ có thể đặt thêm 50% đến 75% bệnh nhân mới mỗi tháng mà không tốn nhiều tiền hơn cho tiếp thị. Trên thực tế, chi phí tiếp thị của họ cho mỗi bệnh nhân mới giảm từ 50% đến 75%, thậm chí ở cùng mức đầu tư tiếp thị.
Chúng ta hãy xem tỷ lệ chuyển đổi 50% có lợi như thế nào trong thực tiễn ví dụ của chúng tôi. Các thay đổi được tóm tắt trong Hình 2. Nó cho thấy tỷ lệ chuyển đổi 25% dưới dạng Kịch bản A và tỷ lệ chuyển đổi 50% như Kịch bản B.
Các số được tô màu vàng là những số thay đổi từ Kịch bản A sang Kịch bản B.
Hình 02 - So sánh các chỉ số tăng trưởng của phòng khám ở mức 25% so với 50% tỷ lệ chuyển đổi bệnh nhân mới
Trong Kịch bản B, thực tế hiện có 60 bệnh nhân mới mỗi tháng.
Tính toán bệnh nhân mới mỗi tháng:
120 yêu cầu
X tỷ lệ chuyển đổi 50%
= 60 bệnh nhân mới mỗi tháng.
Ở mức 60 bệnh nhân mới mỗi tháng, sách thực hành 720 bệnh nhân mới mỗi năm.
Tính toán bệnh nhân mới mỗi năm:
60 bệnh nhân mới mỗi tháng
X 12 tháng trong một năm
= 720 bệnh nhân mới mỗi năm.)
Với doanh thu trung bình năm đầu tiên là 1.250 đô la cho mỗi bệnh nhân mới, thực tế hiện thu được 487.500 đô la một năm doanh thu của bệnh nhân mới so với 243.750 đô la trong Kịch bản A.
Nhưng thực tế cũng mất khoảng 10% bệnh nhân mỗi năm để tiêu hao. Các tính toán cho sự tiêu hao hơi phức tạp, vì vậy chúng không được hiển thị ở đây.
Khi chúng tôi tính đến 10% mức độ suy giảm bệnh nhân, thực tế đạt được mức tăng trưởng ròng hàng năm là $ 406,250.
Sau đó, chúng tôi thêm rằng tăng trưởng ròng hàng năm vào 1,5 triệu đô la doanh thu hàng năm mà thực tế đã có trong năm trước, với tổng doanh thu là 1.906.250 đô la.
Đó là mức tăng trưởng doanh thu thuần khoảng 27% so với Kịch bản A.
Hãy nhớ rằng, thực tế đạt được mức tăng trưởng doanh thu 27% này mà không tốn thêm tiền cho tiếp thị.
Thực tế có thể làm gì với doanh thu tăng thêm từ tỷ lệ chuyển đổi cao hơn
Một thực tế có thể làm gì với doanh thu tăng thêm?
Đây là một số ý tưởng.
Chủ sở hữu của các phòng khám mới có thể trả nợ nhanh hơn.
Hoặc nếu họ muốn tập trung vào phát triển nhanh hơn, họ có thể:
- Mua thêm thiết bị hoặc cung cấp dịch vụ mới.
- Thuê thêm nhân viên để quản lý doanh nghiệp.
- Mở một văn phòng khác hoặc có được một thực hành khác.
- Vay tiền với lãi suất ưu đãi hơn.
- Thu hút các nhà đầu tư bên ngoài trong khi từ bỏ ít vốn chủ sở hữu và kiểm soát.
Chủ sở hữu muốn có một kế hoạch thoát hiểm có thể tăng giá trị của phòng khám trước khi họ đưa nó lên để bán.
Tất cả chủ sở hữu có thể cải thiện cuộc sống cá nhân hoặc gia đình của họ bằng cách:
- Học phí học phí.
- Xây dựng kế hoạch nghỉ hưu mạnh mẽ.
- Đầu tư.
- Mua nhà nghỉ hoặc nhà nghỉ hưu trong tương lai ở một nơi ấm áp và đầy nắng.
Chuyển đổi nhanh hơn để chống lại các đối thủ cạnh tranh
Đối với mỗi bệnh nhân mới, một lợi ích thực tế, phải mất một đối thủ cạnh tranh có thể.
Nếu ví dụ phòng khám của chúng tôi tiếp tục dành 4% doanh thu cho tiếp thị, năm tới nó có thể đầu tư khoảng 76.000 đô la một năm cho tiếp thị. Đó là khoảng 6.300 đô la một tháng, nhiều hơn 27% so với hiện tại.
Với nhiều tiền hơn để chi cho tiếp thị, thực tế này ít phải lo sợ từ các đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ.
Đây là những gì Bạn gọi là một chu kỳ đạo đức. Nó trái ngược với một vòng lẩn quẩn.
Một số chủ sở hữu phòng khám đã sẵn sàng để tận dụng cơ hội. Họ có thể thực hành, mở một văn phòng khác, tham gia một tổ chức hỗ trợ nha khoa hoặc thậm chí xem xét việc bắt đầu DSO của riêng họ.
Hoặc họ có thể chỉ đơn giản muốn tận hưởng cuộc sống nhiều hơn, biết rằng họ đã đạt được thực hành ước mơ của họ.
Dù bằng cách nào, họ có tham vọng tăng trưởng. Họ không thụ động. Họ đã chạy các con số. Họ là những doanh nhân nha khoa thông minh. Và họ thấy chuyển đổi cao hơn là một con đường rõ ràng để đạt được mục tiêu của họ.
Những điều cần giữ lại từ thực tế
Tại sao các chủ sở hữu phòng khám khác không nghĩ theo cách này? Dưới đây là năm lý do phổ biến:
- Họ đang ở trong các hoạt động nhỏ, độc lập và họ hài lòng với sự phát triển của mình. Hoặc họ lo ngại về những thách thức trong việc quản lý một phòng khám đang phát triển quá nhanh.
- Họ đang sử dụng các số liệu sai để đánh giá phòng khám của họ. Họ đang nhìn vào tốc độ tăng trưởng hàng năm hoặc chi phí của họ để có được một bệnh nhân mới. Họ không nghĩ về số lượng cuộc gọi họ nhận được hoặc số lượng chuyển đổi họ đạt được. Họ không thấy văn phòng phía trước của họ là một hạn chế có thể có đối với sự phát triển của họ.
- Họ đã không chạy số cho phòng khám của họ. Họ không biết về mức độ lãng phí tiếp thị mà họ tạo ra và họ chưa xem xét hàm ý của nó.
- Họ không biết cách tăng tỷ lệ chuyển đổi bệnh nhân mới. Ngay cả khi họ thấy cơ hội giảm lãng phí và cải thiện chuyển đổi, họ cũng không biết cách thực hiện.
- Họ tin rằng, có thể chính xác, rằng thực tiễn của họ không có nhiều tiềm năng phát triển . Có lẽ họ ở trong một khu vực không có đủ dân số để đạt được sự tăng trưởng hoặc họ phục vụ một nhân khẩu học không có đủ thu nhập để chi tiêu nhiều hơn cho việc chăm sóc răng miệng.
Đối với các chủ sở hữu nghĩ rằng phòng khám của họ không có nhiều tiềm năng tăng trưởng, một phương án vẫn mang lại hy vọng:
"Họ có thể giảm lãng phí tiếp thị để tăng doanh thu càng nhiều càng tốt."
Sau đó, họ có thể sử dụng doanh thu được thêm vào để bắt đầu hoặc có được một thông lệ trong một địa lý tốt hơn.
Một phòng khám có thể tăng trưởng bao nhiêu bằng cách cải thiện tỷ lệ chuyển đổi?
Lưu ý rằng không có phòng khám nào có thể tiếp tục phát triển vô thời hạn trừ khi nó làm tăng khả năng lâm sàng và thông lượng của nó.
Tiềm năng doanh thu đầy đủ của thực tiễn một địa điểm là khoảng 3,5 triệu đô la. Phòng khám có thể tạo doanh thu lên đến mức đó bằng cách tăng nhân viên và phòng thí nghiệm của họ. Nhưng để tăng trưởng thêm, họ nên xem xét mở một văn phòng khác.
Làm cách nào để cải thiện chuyển đổi văn phòng
Nếu tỷ lệ chuyển đổi văn phòng của Bạn thấp đến 20% hoặc 30%, bạn có thể cải thiện chúng mà không cần nỗ lực nhiều.
Dưới đây là 14 ý tưởng cho nơi bắt đầu:
- Theo dõi tổng số cuộc gọi điện thoại mà văn phòng của Bạn nhận được vào mọi thời điểm trong ngày và đêm. Giữ một bản ghi số lượng cuộc gọi theo thời gian trong ngày, ngày trong tuần, tháng trong năm, v.v.
- Lưu ý có bao nhiêu cuộc gọi chuyển qua thư thoại trong giờ làm việc. Theo dõi có bao nhiêu người gọi cúp máy mà không nói chuyện với ai đó trong đội ngũ nhân viên của bạn.
- Đếm số lượng cuộc gọi trong nước đến từ các bệnh nhân mới tiềm năng . Bạn nhận được tất cả các loại cuộc gọi điện thoại. Một số từ bệnh nhân hiện tại. Một số đến từ các nhà cung cấp: đại diện bán hàng, nhà cung cấp dịch vụ phòng thí nghiệm, vv Chỉ tính các câu hỏi từ các bệnh nhân mới tiềm năng.
- Đếm số lượng cuộc gọi trong nước mà văn phòng chính của bạn chuyển đổi thành các cuộc hẹn đầu tiên. Tính tỷ lệ chuyển đổi của Bạn. (Cảnh giác với xu hướng giảm giá.) Đây là một cách dễ dàng để tính toán: Lấy số lượng trung bình các cuộc hẹn với bệnh nhân mới mà bạn đặt trong một tháng. Chia cho số lượng yêu cầu bệnh nhân mới mà bạn nhận được trong một tháng. Điều đó mang lại cho bạn tỷ lệ chuyển đổi của Bạn. Làm điều này trong một vài tháng.
- Đặt hạn ngạch văn phòng cho tỷ lệ chuyển đổi cao hơn. Tạo ưu đãi. Theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu. Ghi nhận hiệu suất cá nhân.
- Ghi âm cuộc gọi với bệnh nhân mới tiềm năng. Xem những gì nhân viên của Bạn đang làm tốt hoặc kém.
- Cung cấp đào tạo và huấn luyện phù hợp cho nhân viên văn phòng cần nó .
- Nếu Bạn sử dụng hệ thống trả lời điện thoại tự động, hãy xem lại cây đã ghi của bạn. Hãy chắc chắn rằng Bạn cung cấp một bản nhạc nhanh cho những bệnh nhân mới tiềm năng muốn biết thông tin. Trả lời những cuộc gọi này trước.
- Nói với nhân viên văn phòng của Bạn để cố gắng thực hiện các cuộc hẹn với bất kỳ ai thắc mắc về phòng khám của Bạn, nếu họ dường như muốn một cái gì đó mà thực hành của Bạn không cung cấp. Cung cấp một tư vấn đầu tiên miễn phí. Nhận người gọi vào ghế. Họ có thể đã hiểu sai hoặc trình bày sai những gì họ cần. Một số người khác có thể đã chẩn đoán sai tình trạng của họ.
- Đếm số lượng cuộc gọi trong nước đến từ các chiến thuật hoặc nguồn tiếp thị khác nhau. Bạn có thể làm điều này bằng tay, bằng cách hỏi người gọi về cách họ nghe về thực hành. Nhưng ghi chép thủ công các nguồn là không chính xác. Đôi khi nhân viên văn phòng của bạn không hỏi. Đôi khi họ quên nhập số hoặc họ nhập sai số trong hệ thống máy tính của bạn.
- Theo dõi những gì xảy ra sau cuộc hẹn đầu tiên. Có bao nhiêu bệnh nhân quay lại lần hẹn thứ hai? Nhìn vào tỷ lệ chấp nhận trường hợp của Bạn.
- Theo dõi các số liệu khác có liên quan đến tăng trưởng kinh doanh của Bạn. Biết tỷ lệ tiêu hao trung bình hàng năm của Bạn cho bệnh nhân hiện tại. Biết doanh thu trung bình năm đầu tiên của Bạn cho bệnh nhân mới. Và hiểu giá trị trung bình trọn đời cho bệnh nhân của Bạn.
- Khám phá phần mềm có thể giúp Bạn làm tất cả những điều này dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Tìm kiếm các tài nguyên hữu ích và có liên quan khác từ Lăng kính bệnh nhân.
Nguồn tham khảo
